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Pandemieumfrage 2020 in der Technischen Abteilung
Statistik zum Homeoffice-Einsatz in der Technischen Abteilung
Die Pandemiesituation einerseits, als auch das permanent erhöhte Arbeitsaufkommen durch die SAP-Einführung andererseits haben in diesem Jahr teils erhebliche Einschnitte in unser Arbeits- und Privatleben mit sich gebracht.
Neben den negativen Auswirkungen haben diese Umstände aber auch frischen Wind in die Diskussion über alternative Formen der Arbeitsorganisation gebracht. Neben dem Einsatz teils neu geschaffener unterstützender elektronischer Hilfsmittel stellten uns aber auch die durch die örtliche Getrenntheit bedingten Unwägbarkeiten des Alltages vor Herausforderungen. Dies in einigen Punkten näher zu beleuchten und zu quantifizieren ist Anliegen folgender Dokumentation.
Diese besteht aus drei Teilen:
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Einer Mitarbeiterumfrage, die die persönliche Sicht auf Aspekte unseres Arbeitsumfeldes beleuchtet
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Einige Ausschnitte aus den Einsatzprotokollen unserer technischen Mittel
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Eine kurze Beschreibung unserer technischen Mittel und unserer Einsatzerfahrungen. Da dieser Teil gemäß seiner Natur etwas technisch gehalten ist, wird dieser gesondert zur Verfügung gestellt.
Dies hier ist eine straffe Zusammenfassung. Weitere Infos, sowie Detailinformationen zu den Auswertungsverfahren liegen vor und können ebenfalls bei Bedarf eingesehen werden.
Eine kurze Anmerkung zur Schreibweise: Zahlen und ihre korrekte Interpretation sind nicht immer einfaches Material und ziehen unsere volle Aufmerksamkeit auf sich. Der einfacheren Lesart wegen bleiben wir deshalb an dieser Stelle bei klassischer Anrede und Schreibweise. Soweit nicht explizit erwähnt, sind alle Geschlechter und Personengruppen gleichermaßen angesprochen.
Mitarbeiterumfrage
Über den Zeitraum vom 1. Juni bis zum 31. August 2020 konnten MitarbeiterInnen in der TA freiwillig und anonym an einer Umfrage teilnehmen, welche Teilaspekte unseres Arbeitslebens genauer beleuchtet. Alle automatisch generierten Angaben über die Benutzung einiger technischer Hilfsmittel im zweiten Teil des Dokumentes beziehen sich auf den Zeitraum vom 16. März bis zum 31.August 2020.
Methodik und Interpretation
Um die Durchführung der Umfrage möglichst unkompliziert zu halten, wurden in der Benutzeroberfläche lediglich Anklickfelder für ja/nein -Aussagen, sowie Schieberegler für negativ/positiv - Wichtungen eingesetzt. Die Schieberegler konnten intuitiv entsprechend des Fragekontextes von der Nullstellung (=keine Angabe) in den negativen oder positiven Bereich gezogen werden.
Soweit nicht anders angegeben, werden bei der Ermittlung der Durchschnittswerte nur nicht neutrale Aussagen erfasst, d.h. nur Fälle, in denen die Bewegung des Schiebereglers aus der Nullstellung auf eine bewusste Entscheidung hinweist.
Durch die positiv/negativ-Möglichkeiten ist es möglich, dass ein Durchschnitt von "0/neutral" ermittelt wird, wenn eine gleiche Zahl extreme positiver, wie negativer Wertungen abgegeben wird. Das Wertespektrum wurde deshalb in drei Teile unterteilt: je ein Drittel für die negativsten Bewertungen, ein Drittel für den neutralen Bereich um den Nullwert, und ein Drittel für die positivsten Wertungen. Die beiden Drittel für positive und negative Bewertungen nennen wir im Folgenden Polzonen.
Sollten sich bei neutralem Durchschnitt mehr als 60% der Wertungen in den Polzonen befinden, wird im Text auf die Kontroversität der Aussage hingewiesen.
Doch nun weiter zur Umfrage:
1. Arbeitssituation
An der Umfrage haben sich 52 MitarbeiterInnen beteiligt.
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92,3% haben in ihrer Arbeitszeit während der Pandemie ganz oder teilweise zu Hause gearbeitet. [ja/nein]
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Für 5,8% aller Teilnehmer war dies aufgrund ihres Tätigkeitsprofiles nicht möglich. [ja/nein]
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50% aller Befragten wünschen sich bessere technisch unterstützte Optionen für mobiles Arbeiten. Unabhängig von der Homeoffice-Frage wird hier auch das mobile Arbeiten angesprochen, wie z.B. auf Baustellen oder generell bei vor Ort zu erledigenden Aufgaben. [ja/nein]
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100% aller Teilnehmer, die bisher nicht zu Hause, bzw. mobil arbeiten (konnten), würden sich die Homeoffice-Möglichkeit als Option für die Zukunft wünschen. [ja/nein]
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11,5% aller Teilnehmer hatten während ihrer Arbeitszeit mindestens ein Kind zu betreuen. [ja/nein]
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34,6% würden im Falle eines erkrankten Kindes in der Homeoffice-Option eine sinnvolle Alternative zu einer Krankschreibung sehen? Bitte nicht mit Pkt. 5 gegenrechnen: Nicht alle Teilnehmer mit Kindern hatten diese auch zu betreuen (Pkt. 5). [ja/nein]
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Die Frage, ob sich die individuelle Arbeitszeit mehr auch außerhalb der Kernzeiten verlagert hat, wurde durchschnittlich mit 2% bewertet. Da sich ca. 65% der Angaben in sich gegenüberliegenden Polzonen befinden, wird dieses Thema durchaus kontrovers beurteilt. [+/-100%]
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"Ich habe während meiner Arbeitszeit zu Hause mehr zusammenhängende Zeit für die Erledigung langfristiger Aufgaben." Diese Aussage wurde mit 31,5% bewertet, allerdings ebenfalls kontrovers mit 69% der Angaben in den Polzonen. [+/-100%]
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Arbeitspensum
"Ich habe den Eindruck, dass ich im Homeoffice-Modus mehr und zu Zeiten arbeite, die langfristig meiner Gesundheit schaden könnten, und sehe einen Konflikt mit den Regelungen des Arbeitsschutzes."
Diese Aussage wurde sehr eindeutig mit -65,6% bewertet, wobei sich ca. 85% in der negativen Polzone befinden. Dies bedeutet, dass die Mehrheit der Teilnehmer keine gesundheitlichen Probleme für sich sehen. [+/-100%]
Dennoch plädieren
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38,5% aller Teilnehmer für eine festgelegte Erreichbarkeitszeit innerhalb der Kernzeit [ja/nein],
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23,1% für flexible und elektronisch unterstützt zu vereinbarende Erreichbarkeitszeiten [ja/nein], und
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19,2% für einen zeitlich begrenzten Zugang zu ihren (Fern-)Arbeitsplätzen [ja/nein].
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"Mein Arbeitsplatz zu Hause entspricht aus meiner Sicht den Anforderungen des Arbeitsschutzes." Durchschnittliche Bewertung: 29,3%. [+/-100%]
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Fahrzeit: Im Schnitt wurden täglich ca. 1,7 Stunden Fahrzeit eingespart.
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"Ich möchte das Homeoffice-Angebot bei Bedarf weiter nutzen können." Dieser Meinung sind 90,4% aller Teilnehmer. [ja/nein]
2. Technische Mittel
Hier erfolgt eine kurze Befragung über die im Berichtszeitraum benutzten elektronischen Hilfsmittel.
Alle Wichtungen zur Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit haben einen Wertespielraum von [+/-100%] und beziehen sich auf die Teilnehmer, die eine Angabe zur Häufigkeit der Benutzung gemacht haben. Die Wichtung der Benutzungshäufigkeit bezieht sich dagegen auf alle Teilnehmer.
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Genutzte Dienste
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OpenVPN-Zugang der HU - Alte version
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Häufigkeit der Benutzung: 27,3%
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Zuverlässigkeit: 32,9%
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Benutzerfreundlichkeit: 52,6%
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SSL-VPN-Zugang der HU - Neue Version
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Häufigkeit der Benutzung: 18,3%
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Zuverlässigkeit: 51,8%
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Benutzerfreundlichkeit: 32,1%
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HU-Box
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Häufigkeit der Benutzung: 24,0%
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Zuverlässigkeit: 56,7%
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Benutzerfreundlichkeit: 37,4%
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Storage-Cloud der TA (NextCloud)
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Häufigkeit der Benutzung: 22,3%
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Zuverlässigkeit: 58,2%
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Benutzerfreundlichkeit: 47,4%
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Remote-Desktop Zugang der TA (Guacamole)
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Häufigkeit der Benutzung: 69,4%
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Zuverlässigkeit: 79,5%
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Benutzerfreundlichkeit: 86,3%
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Web-Dienste (Webseiten) der TA
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Häufigkeit der Benutzung: 57,1%
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Zuverlässigkeit: 70,9%
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Benutzerfreundlichkeit: 76,0%
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FM-System der TA
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Häufigkeit der Benutzung: 64,2%
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Zuverlässigkeit: 73,3%
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Benutzerfreundlichkeit: 73,8%
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Videokonferenz-Lösungen:
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Zoom (HU)
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Häufigkeit der Benutzung: 25,8%
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Zuverlässigkeit: 20,9%
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Benutzerfreundlichkeit: 5,7%
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Jitsi (TA)
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Häufigkeit der Benutzung: 32,5%
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Zuverlässigkeit: 38,9%
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Benutzerfreundlichkeit: 54,0%
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WebEx (TA)
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Häufigkeit der Benutzung: 10,0%
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Zuverlässigkeit: 43,0%
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Benutzerfreundlichkeit: 9,0%
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DFN-Conference
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Häufigkeit der Benutzung: 6,5%
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Zuverlässigkeit: -28,3%
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Benutzerfreundlichkeit: 3,8%
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Videokonferenzen
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55,8% der Teilnehmer haben im Umfragezeitraum an Video-Konferenzen teilgenommen [ja/nein].
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Die Frage nach der Gewichtung technischer Schwierigkeiten wurde mit 34,7% bewertet, 38,5% der Teilnehmer gaben an, dass vorhandene Probleme gelöst werden konnten [+/-100%].
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Anfangs vorhandene Berührungsprobleme (Wichtung 41,1%) konnten gut überwunden werden. Dies gaben die Teilnehmer mit einer Wichtung von 66,3% an [+/-100%].
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Die Bewertung, ob die Teilnehmer sich Videokonferenzen für Beratungen, Konferenzen, Workshops und Webinare weiterhin nutzen wollen, liegt bei durchschnittlich 68,3% [+/-100%].
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Die Akzeptanz des Zugriffs durch Dritte auf Kommunikationsinhalte fällt dabei mit einer Wichtung von 58,1% negativ aus [+/-100%].
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Technischer Service der TA "Wir haben unter schwierigen Bedingungen zusammen eine Menge neuer Dinge an den Start bringen und einige Herausforderungen bestehen müssen. Wie stand es dabei um den Service?"
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Ich habe mich gut begleitet gefühlt, und bin mit dem Service zufrieden [+/-100%].
Wichtung: 86,1%
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Die Bearbeitungszeiten waren eher kurz [+/-100%].
Wichtung: 82,4%
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3. Datenschutz
Die Umfrage fand freiwillig und anonym statt.
Um die Abgabe von Mehrfachstimmen zu verhindern, musste bis zur Beendigung der Umfrage die Information, ob ein Teilnehmer bereits an der Umfrage teilgenommen hat, gespeichert werden. Dies erfolgte mittels eines Zuordnungsschlüssels, welcher in einem nicht durch Backups erreichbaren Systembereich gespeichert war. Dieser wurde nach statistischer Aufrechnung dauerhaft gelöscht.
Die Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgte ausschließlich im Hause der TA, eine Auftragsdatenverarbeitung durch Dritte fand nicht statt.
Technisches
Von allen benutzten Verfahren soll hier speziell auf die Einsatzprotokolle der Web-basierten Remote-Desktop Lösung Guacamole eingegangen werden. Diese spiegelt am treffendsten die das Arbeitsszenario in Bezug mobiles Arbeiten wieder.
Webbasierter Zugang zu den Arbeitsplätzen
In der TA kommt ein System zum Einsatz, welches den Mitarbeitern den webbasierten Zugang zu ihren Arbeitsplatzrechnern erlaubt. Dieses wird in der TA schon längere Zeit eingesetzt, jedoch nicht in diesem Umfang. Es wurde im Berichtszeitraum 99 Mitarbeitern ein Zugang zu diesem System eingerichtet. Folgende Angaben beziehen sich auf Erfahrungen mit dem Einsatz dieses Systems.
Arbeitszeiten und Nutzungsverhalten
Unten stehende Tabelle zeigt die durchschnittlichen Zeitpunkte der ersten Benutzung und der Beendigung der letzten Nutzung des Systems pro Tag. Dies ist nicht die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit am System, welche wir nicht veröffentlichen.
Sessions können unterbrochen werden, oder aber über mehrere Tage gehalten werden. Es ist auch nicht gesagt, dass während einer Session durchgängig Aktivität erfolgen muss.
Diese Zahlen dienen lediglich als grober Anhaltspunkt zur Beurteilung des Nutzungsspektrums.
Arbeitsbeginn ø | Arbeitsende ø | |
---|---|---|
an Arbeitstagen | 6:40 Uhr | 18:47 Uhr |
an Wochenenden | 9:18 Uhr | 19:07 Uhr |
Im Folgenden eine Tabelle mit Zahlen, die zwar in keinem direkten Zusammenhang miteinander stehen, aber eine grobe Aussage über die Systemauslastung zulassen. Die Anzahl der unterschiedlichen Nutzer gibt an, wie viele von den eingetragenen Nutzern das System im angegebenen Zeitraum wirklich benutzt haben, die Anzahl der Session-Stunden ist die Summe der Stunden aller Sessions zusammen genommen im angegebenen Monat.
Diese Zahlen erfassen Daten über die allgemeine Benutzung, bzw. Auslastung des Systems und können keine direkte Aussage über Produktivität und Nutzungsverhalten der der Mitarbeiter geben.
Monat | Anzahl unterschiedlicher Benutzer | Sessionstunden |
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3/2020 | 78 | 2008 |
4/2020 | 69 | 4059 |
5/2020 | 72 | 3398 |
6/2020 | 66 | 3690 |
7/2020 | 57 | 1341 |
8/2020 | 39 | 636 |
Anzahl gleichzeitig angemeldeter Nutzer im System an Arbeitstagen | |
---|---|
durchschnittlich | 24 |
maximal | 47 |
Erfahrungen aus dem technischen Service
Aus technischer Sicht laufen die in der TA eingesetzten Dienste für Remote-Desktop-Zugriff Guacamole, das Video-Conferencing-System JitSi, sowie die TA-Sorage-Cloud einwandfrei und reibungslos ohne Engpässe und Ausfälle. Es mussten keine Aufstockungen an Hardware oder sonstigen technischen Ressourcen erfolgen.
Aus Sicht der Benutzerbetreuung war gerade in der Anfangsphase im März/ Anfang April vermehrter Aufwand nötig. Dies war zu erwarten und völlig normal, da eine große Anzahl von Nutzern "über Nacht" und völlig unvorbereitet neuen, bisher nicht benutzten Technologien gegenüberstanden.
Nach kurzer Einarbeitungszeit senkte sich das Aufkommen an Servicegesprächen auf nahezu das "Präpandemie"-Level - die eingesetzten Lösungen sind also "angekommen".
Conclusio
Auch, wenn es an manchen Stellen so klingt: Dies soll keine Eigenwerbung für die Strategie der TA sein - das Szenario hätte sich auch anders entwickeln können. Da wir aber sehr viel Aufwand und Herzblut in unsere Lösungen investiert haben, wollen wir natürlich auch wissen, ob sich dieser gelohnt hat. Dabei hatten wir kein Interesse an freundlichen Zahlen, sondern an ehrlichen Rückmeldungen. Andererseits werden wir von anderen Stellen mit dem Hintergrund eventueller Nutzung über unsere Einsatzerfahrungen gefragt - und hier wollen wir mit fundiertem Material antworten.
Aus den Rückmeldungen der Teilnehmer in Bezug auf ihr Arbeitsleben und der Möglichkeit mobilen Arbeitens können wir eine große Offenheit gepaart mit dem Wunsch nach dauerhafter Verfügbarkeit ableiten.
Besonderes Augenmerk ist hier allerdings dem Einfluss auf das Arbeitsverhalten am heimischen Arbeitsplatz zu schenken. Die Frage auf eine Verlagerung der Arbeitszeit in die Früh- und Spätstunden wurde im Mittel zwar neutral aber dafür mit großer Kontroversität beantwortet. Offenbar gibt es gleich große Gruppen von Teilnehmern, die einerseits keinen Einfluss auf die Aufteilung ihrer täglichen Arbeitszeit sehen, andere allerdings einen sehr großen. Interessant in diesem Zusammenhang ist die dagegen sehr deutliche Aussage, dass Selbstausbeutung nicht stattfindet. Offenbar wird hier die individuelle Freiheit der Wahl höher eingeschätzt, als die vorherrschende Meinung, dass man zwischen 18 und 6 Uhr nicht arbeiten sollte.
Zwar leicht kontrovers aber mit eindeutig positivem Trend wurde die Frage beantwortet, ob mehr Zeit für die Bearbeitung langfristiger Aufgaben zur Verfügung steht. Dies deckt sich mit dem deutlich vorhandenen Bedürfnis nach einer festgelegten Erreichbarkeitszeit, bzw. nach deren elektronisch unterstützter flexibler Organisation.
Entgegen der häufig zu hörenden Meinung, dass Mitarbeitern keine geeigneten Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, und demzufolge alle Mitarbeiter komplett neu versorgt werden müssten (Kostenargument), steht die deutliche Aussage, dass die Beschaffenheit des häuslichen Arbeitsplatzes in der Regel als gut einschätzt wird. Möglicherweise sollte man hier nicht zu schnell vom Einzelfall auf die Gesamtheit schließen.
Die täglich eingesparte Fahrzeit gaben die Teilnehmer mit durchschnittlich 1,7 Stunden an. Bei einer groben Hochrechnung unter Annahme von o.g. durchschnittlich 24 täglichen Homeworkern und 100 Arbeitstagen ergeben sich 4080 nicht gefahrene Stunden Arbeitsweg. Über die Sinnhaftigkeit solcher Rechnungen lässt sich trefflich streiten, aber ein Großteil aller Nachhaltigkeits- und Ökobilanzdebatten beruht auf Aussagen, die wesentlich schwächer untermauert sind.
Die direkte Frage nach dem Wunsch auf dauerhafte Etablierung der Möglichkeit mobilen / flexiben Arbeitens wurde sehr deutlich mit Ja beantwortet.
Neben dem Zugriff auf den Arbeitsplatz und gemeinsame Daten ist flexible Kommunikation die zweite essenzielle Voraussetzung für ortsunabhängiges Arbeiten. Eine Telefonweiterleitung ist zwar wichtig, deckt aber nicht ansatzweise die Bedürfnisse mobilen Arbeitens ab. Videokonferenzen sind in kürzester Zeit unverzichtbarer Bestandteil unseres Arbeitslebens geworden. Und wie es aussieht, ist dies nicht mehr umkehrbar. Vorbei sind die Zeiten nicht funktionierender Beamer, die Suche nach geeignete Räumen, und vor allem Terminen zu denen alle Beteiligten auch aus größerer Entfernung anreisen können. Dies spiegeln auch die Meinungen der Umfrageteilnehmer wieder, die jetzt mit deutlich über der Hälfte Erfahrungen mit diesem Medium haben. Anfängliche technische Schwierigkeiten und Berührungsprobleme konnten in den meisten Fällen überwunden werden. Es wurde sehr deutlich signalisiert, dass auf das Mittel Videokonferenzen nicht mehr verzichtet werden soll.
Ein weiterer Teil der Fragen bezog sich auf die Wahl der technischen Mittel und deren Akzeptanz. Die Ergebnisse können uns bei der Beurteilung von Einsatzentscheidungen oder ggf. nötigen Neuausrichtungen helfen. Da an dieser Stelle das Hauptaugenmerk nicht auf technischen Aspekten liegt, lassen wir diese Aussagen in diesem Dokument unkommentiert.
In eigener Sache: Sehr gefreut und überrascht hat uns die positive Rückmeldung zum technischen Service speziell bei der Begleitung der Umstellung auf die geänderten Arbeitsbedingungen. Danke dafür!
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